Site Yönetim Programı Seçerken 10 Kriter

Piyasada çok sayıda site yönetim programı var ve tanıtım sayfaları birbirine benziyor. Birkaç yüz daireyi ya da onlarca siteyi yöneten bir firma için yanlış seçimin maliyeti yüksektir: veriyi yeniden taşımak, ekibi yeniden eğitmek ve sakinlere yeni bir uygulamayı yeniden anlatmak gerekir. Bu yazıda bir program seçerken sormanız gereken 10 soruyu topladık.

1. Banka hareketleri otomatik geliyor mu?

Aidat takibinin en çok zaman alan kısmı, bankaya gelen ödemeleri tek tek dairelerle eşleştirmektir. Programın bankanızdan hesap hareketlerini otomatik çekip çekemediğini, çekemiyorsa ekstre dosyasını yükleyip toplu eşleştirmeye izin verip vermediğini sorun. Açıklamasız ya da yanlış açıklamalı ödemelerin nasıl ele alındığı da önemlidir.

2. Borçlandırma ne kadar otomatik?

Her ay tüm daireleri elle borçlandırmak hem zaman alır hem hataya açıktır. Aidat şablonları, eşit ve arsa payına göre dağıtım oranları, toplu ve otomatik borçlandırma olup olmadığına bakın. Kısmi ödemelerin hangi borca sayılacağını seçebilmek de gecikme hesabının doğruluğu için şarttır.

3. Sakinler için gerçekten kullanışlı bir mobil uygulama var mı?

Sakin uygulaması, yönetim ofisine gelen “borcum ne kadar?”, “ödemem ulaştı mı?” telefonlarını azaltmanın en etkili yoludur. Uygulamanın borç ve ödeme geçmişini gösterip göstermediğine, talep açmaya izin verip vermediğine ve girişin ne kadar kolay olduğuna (örneğin SMS koduyla) bakın.

4. Talep ve arıza süreci izlenebiliyor mu?

Sakin ve personel taleplerinin tek listede toplanması, sorumluya atanması ve durumunun takip edilmesi gerekir. Hizmet kalitesini ölçmek istiyorsanız taleplerin ne kadar sürede çözüldüğünü raporlayabilmek de önemli bir kriterdir.

5. Hukuki süreçler destekleniyor mu?

Ödenmeyen aidatlar kaçınılmazdır. İhtarname hazırlama, dosyayı avukata devretme ve icra belgelerini üretme adımlarının programda olup olmadığını, yoksa bu işlerin Word ve Excel arasında mı döneceğini sorun.

6. Kayıtlar yasal yükümlülükleri karşılıyor mu?

Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye karar defteri tutma, giderleri kaydetme ve işletme projesi hazırlama gibi yükümlülükler getirir. Programın karar defteri, gelir-gider ve işletme defteri raporları üretip üretmediğine bakın. Ayrıntılar için KMK’ya göre yöneticinin görevleri yazımıza göz atabilirsiniz.

7. Yetki ve işlem geçmişi var mı?

Birden fazla kişinin çalıştığı firmalarda “bu kaydı kim değiştirdi?” sorusu mutlaka sorulur. Rol bazlı yetkilendirme (muhasebeci, saha sorumlusu, yönetici) ve kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösteren bir işlem geçmişi, hem hata ayıklama hem de güven için gereklidir.

8. Saha ekibinizi de yönetebiliyor musunuz?

Kapıcı, güvenlik ve teknik personel çalıştırıyorsanız devriyelerin gerçekten yapıldığını, personelin ne zaman işe gelip gittiğini ve usta ziyaretlerini kayıt altına almak gerekir. QR kodlu devriye ve konum doğrulamalı puantaj sunan bir sistem, “yapıldı” ile “yapıldı sanılıyor” arasındaki farkı kapatır.

9. Verileriniz kimin ve nerede?

KVKK açısından sakin verilerinin nerede saklandığı, kimlerin erişebildiği ve sakinlerin verdiği onayların nasıl izlendiği önemlidir. Ayrıca sözleşme bittiğinde verilerinizi hangi formatta geri alabileceğinizi baştan sorun: verileriniz size ait olmalı ve Excel gibi açık bir formatta teslim edilebilmelidir.

10. Geçiş ne kadar kolay?

En iyi program bile verilerinizi taşıyamazsanız işe yaramaz. Excel ile toplu aktarım olup olmadığını, telefon numarası eksik sakinlerin kaydedilip kaydedilemediğini, açılış bakiyelerinin (devir) nasıl aktarıldığını ve bu işi kimin yapacağını sorun. Geçiş sırasında eski ve yeni sistemi bir süre yan yana kullanabilmek de riski azaltır.

Kısa kontrol listesi

Soru	Evet / Hayır
Banka hareketleri otomatik geliyor mu?
Toplu ve otomatik borçlandırma var mı?
Sakin mobil uygulaması var mı?
Talepler izlenip raporlanabiliyor mu?
İcra takibi destekleniyor mu?
Karar defteri ve işletme defteri raporu var mı?
Rol, yetki ve işlem geçmişi var mı?
Saha ekibi takibi var mı?
Veriler Türkiye’de ve Excel olarak alınabiliyor mu?
Veri aktarımını firma mı yapıyor?

NovaBina bu sorulara nasıl cevap veriyor?

NovaBina, 2010’dan bu yana sahada edinilen bina yönetimi deneyimiyle bu listeyi karşılamak için tasarlandı: NovaBina Portal yönetim ve muhasebe için, NovaBina Sakin sakinler için, NovaBina Saha saha ekibi için. Verilerinizi biz aktarıyoruz ve 30 gün boyunca ücretsiz deneyebiliyorsunuz.

Kendi verilerinizle karşılaştırmak için ücretsiz deneme talebi bırakın.